Изборът на определен тип от огромното разнообразие на копирни машини е нещо, върху което трябва да се помисли добре. Обикновено при закупуване на копирна машина (особено ако това е първата машина в офиса), се търси само един-единствен критерий – цената. Това е много грешен подход, тъй като спестявайки от цената на самия копир, обикновено разходите след това са много повече – за консумативи, поддръжка, а и не на последно място по-късия живот на устройството.
Малцина си дават сметка, че през времето, през което използват копирната машина, тя успява да „изяде“ няколко пъти повече пари, отколкото е било похарчено за покупката й.
На този фон, въпросът „Как да изберем копирна машина?“ звучи доста смислено, нали?
Копирна машина за дома
Първо нека обърнем малко внимание и на така наречените „домашни“ копирни машини, които се предлагат на ниска цена /и със също толкова ниска производителност, разбира се/.
Тук рискът от грешка при покупката е малък. Каквото и устройство да изберете, то ще ви служи вярно дълги години. Единствено е необходимо да внимавате само да не го претоварвате.
Основни критерии за избор на копирни машини
Брой копия
Основният критерий за избор на копирни машини е колко копия на месец планирате да правите с него. Ако заложите на копирна машина, предназначена за по-голям брой копия, отколкото мислите, че ще разпечатвате средно, със сигурност такава покупка ще излезе по-скъпа, а и трябва да предвидите за устройството по-голямо място в офиса.
Същевременно, ако си купите копирна машина с по-малък капацитет и я претоварвате системно, резултатът ще са чести повреди и свързаните с тях главоболия. В този случай ще загубите много повече пари.
Затова експертите препоръчват да заложите на копирна машина, която е предназначена да прави с около 30% повече копия месечно, отколкото са вашите реални потребности. Така ще избегнете пагубното претоварване, а когато понякога се наложи да я използвате по-интензивно, няма да има никакъв проблем.
Разходи за консумативи и поддържка
Вторият важен критерий е цената на едно отпечатано копие. Професионалните копирни машини разполагат с голям капацитет и има модели, които са изключително икономични – колкото по-скъп и по-ефективен е копирът, толкова по-евтино излиза всяко копие.
Но имайте предвид, че списъкът с консумативи не се ограничава само с цената на касетата (тонера), а включва и средства за поддръжка.
За да изчислите разходите за месечна експлоатация, трябва да разделите цената на тонер касетата на броя копия на месец, които ще правите, като да добавите и цената на другите резервни части, разделени на живота им в месеци. Предвидете също и разходи за сервиз, тъй като не всички части могат да бъдат заменени независимо една от друга. Имайте предвид, че колкото по-скъп и по-ефективен е копирът, толкова по-евтино е всяко копие.
Скорост на копиране
Обикновено най-бавните копирни машини могат да направят от порядъка на три копия в минута, а по-сериозните модели отпечатват поне десет листа А4 в минута (скоростта обикновено е обозначена за стандартен лист). Този параметър е много важен, когато се печата в големи обеми. По правило копирните машини, предназначени да правят голям брой копия, имат по-висока скорост на копиране.
Ако ще правите само единични копия, тогава има един по-важен критерий и той е времето на излизане на първото копие, което може да варира от двадесет секунди /за евтините модели/ до пет или по-малко /при професионалните такива/. Колкото по-малко е това време, толкова по-бързо ще получите отпечатания документ.